引越しのスケジュールが決定した段階で手順、作業の役割分担を関係者に説明会を開き、確認を行いましょう。個人や共用部分の備品をいつまでに梱包すればよいのか、またパソコンの配線をどの時点でどの程度外しておき、いつまで電話やファックスが繋がらなくなりいつから使用できるのかなど、全体の流れから細部に至るまでの流れを説明し理解してもらいます。全社で足並みが揃わないと、引越しスケジュールに支障をきたしてしまいます。従業員数が多く全員に説明が困難な場合は、各部門の引越しの責任者に説明を行いましょう。お客様へのご案内や、当日までの作業がスムーズに行われるようにするためにも、是非行っておきたいものです。

引越しの際はスムーズに作業が行えるようにスケジュールを組みましょう。多種にわたる作業が短期間で作業を行うため調節が必要となります。一緒の時期に行うことが難しい作業や作業の順番などを分ける必要があります。通常の業務を止めてしまうと、お客様の業務に支障が出ますので、週末に移転作業を設定し、通常業務の妨げにならないような作業であれば平日に行う場合も考えられます。アクシデントを想定して予備日を儲けておくことも考えましょう。

 

ヒアリングで明らかになった問題点やご要望を検討し,それをもとにレイアウトプランを作成します。レイアウトについては以前もお話しましたが、ゾーニングやオフィスコンセプトを充分に考慮して行い、納得いくまで修正するのが良いでしょう。そのためにもスケジュールには余裕を持たせましょう。

 

見積もりが提出される前に行われるのが現場調査です。引越しの場合は、現状のオフィスと新オフィスの両方を見せていただくことになります。現状のオフィスでは、もっていく什器と廃棄する物の物量調査や電話の増減などです。新オフィスでは、部屋の躯体や電気容量などを調べます。また新旧オフィスとも搬出入経路の確認や車両の置き場所なども調べ、場合によっては所轄の警察に道路使用許可を申請したりします。また現場調査と同時にお客様のご要望をヒアリングし、レイアウトに反映させます。

移転の際にはオフィスの賃貸料や移転費用、各種工事などかなりの金額が必要になり、事前に業者との打ち合わせにおいて見積もり金額で費用がわかりますが、移転後の月々のランニングコストの算出も必要でしょう。賃貸料のほかに共益費や光熱費、さらには交通費・駐車場代など現状とは金額が変化するものが多数あります。そういった様々なコスト計算も事前に考慮しておくことも重要です。

以前にもお話しましたが、物件を資料だけで判断するのはリスクが大きいといえます。引越しがすんでから「思っていたより不便だ・・・。」ということにならないよう何箇所か候補地を絞り込んだら実際に物件を見学し、ビルや周辺の環境など自分の目で確かめることが非常に大切だといえるでしょう。また引越しまでのスケジュールも考慮して、早い段階で見学することをお勧めします。

引越し、移転には各種工事や、ＮＴＴ・官公庁など各種機関への届出などやらなければならない事が沢山あります。したがってタイトなスケジュールで移転を行うのはトラブルが発生しやすいものです。レイアウトの打ち合わせや見積もり金額の検討、家具や工事の納期など実施までにはそれぞれの段階で日数がかかります。以上のようなことからスケジュールは余裕を持たせて設定しましょう。ちなみに50人規模の企業であれば2〜３箇月前位には各業者との打ち合わせを開始すれば、スムーズで納得のいく移転が行えるでしょう。

なぜ移転しなければならないのか目的をハッキリさせておかないと、物件を探す際に迷いが生じます。現オフィスの問題点や新オフィスでの希望事項を再確認し、移転目的に優先順位を設定して予算との折り合いをつけ、より良い移転を実現させるようにしましょう。

 

事業が順調に推移し、大幅な増員が必要になったり、家賃の値上げなどで新たに事務所を探して引越しをする必要になってくる場合も出てくると思います。せっかく移転を実施しても「前のオフィスのほうが良かった」ということにならないように慎重に計画を進めましょう。

レイアウト図面により専門家とよく打ち合わせをしましょう。増員によるレイアウト変更は電気容量増加の有無や電話の主装置に余裕があるかどうか（不足の場合は主装置の交換が必要になります。）調査してもらいましょう。また工事の実施は出来れば家具の設置後に行うほうが、混乱がなく効率的ですから工程の打ち合わせも各業者と行っておきましょう。

 

レイアウト変更を行う際、間仕切りの解体・再組み立てを行うケースが多いようですが、前回もお話したとおり部材の互換性はほぼありませんので、専門家による調査が必要です。また工事の時は音がかなり出ますので土日など休日の実施が多くなりますが、養生作業や搬入で共用部分の使用がありますから、ビル管理者との打ち合わせは必ず行いましょう。間仕切りのレイアウト変更に伴い床・壁・天井にビス止めしていた穴などが見えてしまいますが、その場合は特に外部の人が出入りするような場所はカーペットの交換、クロス張替え、もしくは塗装のやり直しなどを行い、見栄えをよくすることをお勧めします。

レイアウト変更の際、デスクのオプションやパーテーションの部材を追加しなければならない場合がよく発生します。部材を追加発注しなければならない時、どのメーカーのどのシリーズの商品を納品したかわからなくなり悩まれるお客様が多く見受けられます。出来れば納品時の見積書や納品書を保管しておくのがベストですが、紛失してしまったり、わからなくなってしまった場合は専門家に相談しましょう。部材は他メーカーのものや、同じメーカーでもシリーズが違えばほとんどの場合互換性がありません。したがって部材の調達には細心の注意を払う必要があります。

仕事も順調に推移し増員に伴うレイアウト変更が必要となってくる場合もでてくるかと思います。レイアウト変更といっても単に家具の移動だけでなく、内装、電機・電話・ＬＡＮ工事など様々な作業が関わってきます。またレイアウト変更の際は部材の追加調達などが発生しますので注意が必要ですから、必ず専門の人に相談しましょう。