引越しのスケジュールが決定した段階で手順、作業の役割分担を関係者に説明会を開き、確認を行いましょう。個人や共用部分の備品をいつまでに梱包すればよいのか、またパソコンの配線をどの時点でどの程度外しておき、いつまで電話やファックスが繋がらなくなりいつから使用できるのかなど、全体の流れから細部に至るまでの流れを説明し理解してもらいます。全社で足並みが揃わないと、引越しスケジュールに支障をきたしてしまいます。従業員数が多く全員に説明が困難な場合は、各部門の引越しの責任者に説明を行いましょう。お客様へのご案内や、当日までの作業がスムーズに行われるようにするためにも、是非行っておきたいものです。

引越しの際はスムーズに作業が行えるようにスケジュールを組みましょう。多種にわたる作業が短期間で作業を行うため調節が必要となります。一緒の時期に行うことが難しい作業や作業の順番などを分ける必要があります。通常の業務を止めてしまうと、お客様の業務に支障が出ますので、週末に移転作業を設定し、通常業務の妨げにならないような作業であれば平日に行う場合も考えられます。アクシデントを想定して予備日を儲けておくことも考えましょう。