プライベートオフィスとコミュニケーション

プライベートオフィスはプライバシーを重視するためコミュニケーションがとりにくい構造で、これに配慮する必要があります。対策として
・個室に扉を設けない、あるいは常時オープンにしておく。
・室内に打ち合わせ用の設備(ミーティングテーブルやイス)を設ける。
・一部ガラスを使用して視覚的コミュニケーションを確保する。
・情報ネットワークの配線及び電話配線に留意する。
などの対策を十分に検討しましょう。

プライベートオフィス

プライベートオフィスとは個室型のオフィスをいい、経営者や管理職専用の個室となっている場合をいいます。欧米で多くみられるタイプでその特徴としては
・集中して仕事が出来る。
・機密を要する仕事にむいてる。
・個室のため個人単位での環境が得やすい。
などがありますが、デメリットとして
・日常的なコミュニケーションがとりにくい。
・閉鎖的な空間のため,息苦しさを感じる。
・レイアウト変更時にコストがかかる。
などがあげられます。

ローパーテーションの性能

ローパーテーションは2枚以上のパネル複数枚を有角(L字・T字・十字など)で連結することにより自立する構造で、レイアウト変更などに柔軟に対応できるよう、床・壁に固定しないこともよくあります。そのため地震などによりパネルが転倒しないよう連結を確実に行う必要があります。直線のみの構成は両端に安定脚を利用して自立させますが、3〜4枚以上のパネルで直線を構成するのは安定が非常に悪くなり危険ですから、数枚ごとにL型にパネルを連結して安全性を確保したり、床固定や安定脚を増やすなどの対策を行うようにしましょう。またローパーテーションでドアを取り付けて使用する場合も、パネルが高くなり安定がよくないので、組み合わせ方や強度に細心の注意が必要です。レイアウト変更時には部材の追加や廃棄などが発生することが考えられますので専門家とよく相談の上で実施することをお勧めします。

ローパーテーションの色彩

ローパーテーションはオフィス空間の立体を構成するため、オフィス全体の環境や景観に大きな影響を与えますので、色彩に関しては十分な配慮が必要です。色彩によってコーポレートカラーやコーポレートブランディングを表現することも可能なのと同時に、仕事をしている人が直接眼に入る色彩であるため快適に感じる色彩を選択するということも大事です。特に執務室内部の色彩については生産性に影響を与えることもあるので、活性的や落ち着きのある色彩を採用し、ストレスを感じたり刺激の強い色にしないようにする必要もあります。またブロックタイプのパネルを採用することで、パネル1枚のなかでも色彩の変化を楽しむことも出来ます。

 

ローパーテーションのオプション

ローパーテーションの場合、パネルの両サイドにあるスリット(溝)を利用して棚などの収納や電話台、タスクライトなどを取り付け(ハングオン=引っ掛ける)立体的に利用可能なものがあります。空間を立体的に使用することで省スペースが見込めます。これらの他にも、笠木(パネルの最上部)にカウンター天板を取り付けたり、スリットにデスク天板を引っ掛けてワークステーションを構成することが可能なものもありますが、レイアウト変更時の柔軟性にやや欠けるという欠点があります。パネル面を利用してメモや書類などをピンナップできますが、ピンナップにはマグネットによる方法と押しピンによる方法などがあります。またパーテーションフックを利用してホワイトボードを取り付けたり、コートハンガー代わりに利用しているケースもよく見かける使用方法です。

 

ローパーテーション 配線機能

ローパーテーションには、パネル内部を利用した配線機能を備えたものがあります。デスクを囲んで使用するようなレイアウトの時、配線機能を備えたローパーテーションを使用すると、デスク廻りの配線を整理出来、見た目のよさと同時に安全性も確保(むき出しの配線につまずいたり引っかかったりしません)されます。この場合巾木などにコンセントを取付できるような製品を選択するのが望ましいでしょう。またパネルを連結しての利用が多いので横方向に配線できるような構造が良いでしょう。レイアウト変更を行う際にはパネル内に配線されていることを考慮にいれて作業手順を決定します。どうしてもパネルのみの解体・再組み立てよりも価格及び作業時間が増えてしまいますので慎重に検討して行いましょう。

ローパーテーション 聴覚的プライバシー

聴覚的プライバシーとは、周囲の人の話声や各種の機器の音を遮音や吸音によって騒音を抑えることで確保されます。したがってパネルには遮音、吸音性が必要になります。そのためパネルの選択はパネル表面がスチールより布張りのほうが良いでしょう(スチールパネルの方が吸音しにくいため)。聴覚的プライバシーの確保にはパネルが低いと、音はパネル上部を越えて進入してくるので高さは1,5m以上必要ですが、必ずしも効果が十分とはいえませんので、ローパーテーションで完全な聴覚的プライバシーを確保するのは難しいと考えたほうがよいでしょう。

ローパーテーション 視覚的プライバシー

プライバシーとは、他人から干渉を受けないで、個人の自由な生活や空間を得ることにより、仕事に集中したり機密性を確保するための環境のことをいい、視覚的及び聴覚的プライバシーがあります。ローパーテーションは、これを使用することによりプライバシーとコミュニケーションを調整する機能をもちます。視覚的プライバシーは周囲の人やものの動きが目に入ることによって、仕事への集中を阻害されることがないようにすることをいいます。視覚的プライバシーはパネルの高さで調節しますが、座った状態や立った状態で、それぞれの視線がパネルの高さによって内部を遮られた状態をつくり出します。この高さは3つに整理できます。また視覚的プライバシーの確保は周囲とのコミュニケーションを阻害することもありますので、使用の特性によりパネルの高さは設置する前に十分な検討をしましょう。

テーブルの高さ、性能

テーブルの作業面の高さは、JIS規格に70cmを基本として規定されています。作業面の高さは、人の背丈や座高によって異なりますので本来は高さ可変が望ましいのですが、実際にはそういった商品は少ないのが現状です。またテーブルの安全性・耐久性については、JIS S1031の品質、構造試験に規定されているので、これを最小限として、出来れば上回る性能をもつ製品がよいでしょう。一般の方がわかりやすい目安として
・テーブルは重量がかかったときに転倒しない構造になっている。
・テーブルの天板部、脚部などに鋭利な突起物がない。
・テーブルの可動部分の安全性に配慮がなされている。
・長期の使用に耐えるよう強度に優れている。
などがあげられます。

テーブル 社内コミュニケーション

社内での、ちょっとした打ち合わせなどのコミュニケーションをとる場合のために、デスクの端部に打ち合わせ用テーブルを組み合わせることがあります。この際に注意したいのは、ジョイント(連結)タイプのテーブルを選択する場合、同じメーカー、シリーズの商品のなかから選ばないと、取り付けられないと言うことです。同じメーカーでもデスクのシリーズが違うと取り付けて使用できないケースが多々あります。自立タイプであればメーカー、シリーズが違っても使用できますが、商品のカラーや、場合によっては高さが異なる場合もありますので慎重に選択しましょう。ただしこれらのテーブルは少人数で短時間の使用を目的としていますので、長時間、多人数の場合は会議室や打ち合わせスペースを使用するようお勧めします。

テーブル 来訪者とのコミュニケーション

オフィスにおける打ち合わせ機能は、チーム内や部門内また来訪者等とコミュニケーションを円滑にすることを目的としていますが、この打ち合わせ機能に必要な家具がテーブルです。テーブルは単に打ち合わせの機能だけでなく、作業面としての役割をもつこともあり、オフィス内ではデスクと一体化したものも多くあります。そのため、テーブルが本来の打ち合わせ機能がなくなって、作業面としてのみ使用されてしまい、テーブル上にものや書類が積みあがり、仕事の不効率を招く可能性もあります。本来の打ち合わせ機能を果たすためには、日ごろテーブルの整理整頓をし、チーム・部門内や、来訪者等とのコミュニケーションのみに限定して機能を充実するよう心がけることも必要でしょう。

 

ISMS(情報セキュリティマナジメントシステム)適合性評価制度

ISMSはInformation Security Management Systemの略で、このシステムは、ISO/IEC27001に基づく認証基準により、事業者の情報セキュリティの適合性を審査し、認証する制度です。情報に対する技術的なセキュリティ対策とともに、組織のマネジメントとして方針、目標を定めてリスクアセスメントにより必要なセキュリティレベルを決めて資源配分をし、運用するシステムです。組織体が保護すべき情報資産について機密性、完全性、可用性をバランスよく維持し改善することを求めています。

オフィスセキュリティ プライバシーマーク制度

企業、組織単位での危機感は高まっていますが、個人単位での認識はまだ低く、人的ミスによる情報漏えいなどの事件が発生しています。ISO27001を認証基準とする情報セキュリティシステムや、個人情報保護に関するプライバシーマーク認証制度はオフィスの情報を漏洩や流失から守る対策です。企業はオフィスにおける安心、安全を確保するセキュリティの基準を見直す必要があるかもしれません。プライバシーマーク制度とは、
・個人情報の保護に関する個人の意識の向上をはかること。
・民間事業者の個人情報の取り扱いに関する適切性の判断の指標を個人に与えること。
・民間事業者に対して個人情報保護措置へのインセンティブを与えること。
を目的に、財団法人日本情報処理開発協会によって作られた制度で、個人情報保護措置を講ずる体制を整えた企業に対してプライバシーマークを付与し、その使用を認めているものです。有効期間は2年とされています。

書庫選択の際の注意事項

オフィス内で書庫を使用する際、いくつか気をつけなければならないことがあります。
・オフィス内で書庫を使用する場合に、両開き書庫は、扉の開閉にスペースが必要となります。そのため動線の狭い箇所に両開き書庫を設置してしまうと、通行に支障が出てしまいますので、オープンタイプの書庫や引き違いタイプの書庫を使用することがよいでしょう。
・引き違い書庫を選択する場合は、2枚扉だと開いた時、棚の中央部にある書類が取り出しにくいことがあります。そのため開口部を大きくとるために開発された3枚扉の引き違い書庫もありますので、購入の際どちらがよいか検討してみましょう。
・下置き書庫にガラス扉を用いることは、靴やイス、台車などが当たることによりガラスが割れて怪我をするなどのアクシデントが考えられますので、下置きタイプはスチール扉の書庫を設置することをお勧めします。

収納家具 高さ

収納家具は,立体空間を活用できる背の高い家具(キャビネット)を使用することが良いでしょう。天井までの高さ一杯にキャビネットを設置すると収納量は大きくなります。オフィスにおける収納家具は働く人の使い勝手を十分に配慮する必要があります。一般的に、引き出しのあるキャビネット(ラテラル、ファイリングキャビネット)などは、その中にある収納物を目で確認でき、取り出せることが基本条件となります。目線の高さを越えると収納物の確認が出来なくなり、また目線以下の場合でも引き出しの高さによっては中の収納物が取り出せないケースも発生します。その他の収納(オープン、開き、引き違いなど)は人の手の届く範囲の高さまで収納することが出来ますが、目安としては2.1m程度が限度でしょう。それ以上の高さの場合は脚立などの補助の道具が必要となります。その場合は安全に注意しましょう。

張り地

イスの張り地は,以前は汚れや耐久性の面から多くの製品でビニールクロスが採用されていましたが、布地の強度や特性が生かされるようになり、現在では布張りがほとんどです。張り地に関しては次のような条件があげられます。
・発汗に対し通気性や吸収性の良い布あるいは皮革を用います。
・張り地は耐久性のあるものを使用しましょう。
・布地の場合は防炎性が望ましく、汚れを落としやすいことが必要です。
布地の製品はメンテナンスとして、硬く絞った雑巾などで拭いたり、業者に頼んで専用クリーナーを使用してクリーニングできます。また時間はかかりますが、布地を張り替える方法もあります。

脚は転倒防止や床の不陸(床面の凸凹)に対して安定するように5本脚が適当で、特性として(以前に主流であった4本脚のイスと比較して)
・最悪条件での転倒に対する安全性。
・床面の凸凹に対してがたつきがない。
・脚取付部やキャスター取付部が4本脚に比べ耐久性がある。
などとなっており4本脚に比べ安定性が増しています。またキャスターは床の素材(カーペット、Pタイル、石材)により、その滑りにあわせた材質のものを使用し、その目安として、ワーカーが立ち上がった時膝後部でイスを自然に押し出した場合に、イスが容易に移動せずワーカーの行動を妨げない程度となります。

肘(アームレスト)

肘掛のことをアームレストといい、腕(アーム)や肘を支えることによって腕の疲労を軽減すると同時に臀部や背中にかかる体重を分散させる役割があります。このような効果に加え現在では、パソコンを使用しての作業時に腕を支えキーボードの打鍵を楽にしたり肘、手首の障害を軽減する役割も担っています。以上のような観点から、アームレストの機能として高さ・巾・角度が可変する製品を選択するのが良いでしょう。