企業の社会的責任

CSRという言葉をご存知でしょうか?
Corporate Social Responsibility = 企業の社会的責任ということで
企業は単に利益の追求のみならず法令の厳守、地球環境保護、地域社会への貢献、消費者保護など安全で良質な商品やサービスの提供を実践する必要があります。例えばオフィス家具を販売する場合にオフィス家具を選定するには、価格や安全性のみならず、機能の側面からも商品選定を心がけたりすることもCSRであると考えられます。
どんな業界でもあてはまる思いますが、商品を開発する場合、単純にコストダウンを図ることは比較的容易ですが、難しいのは如何に基準や品質を満たしてコストダウンが図れるか、ということです。原油や鉄鋼をはじめ、木材などの原材料の高騰がいちじるしく、非常に大変な時期ですが、高品質・低価格を目標とすることも企業の社会的責任であるともいえるでしょう。

 

知的生産の場としてのオフィス

近年はIT企業や外資系企業などを中心に、オフィスに対しての考え方が変化し、出来るだけ良いオフィス環境にしたいと、考える企業が増えてきています。とはいえまだ経営者の方の中には「デスクやイスなど家具に経費をかけても会社に利益を生まない。」と考えている方が多く見受けられます。しかし、考え方を変えれば現代の情報社会では人の知識で情報を加工、蓄積を行いながら業務を運営し、それが業績につながることとなります。オフィスをより良い環境にすることで、業務に携わる社員のモチベーションやコミュニケーションまたチームワークを向上させ,業績に結びつける事になります。より良い人材を確保したり、外部の人にも環境の良いオフィスは企業の第一印象やステータスとして必要不可欠なものになっています。オフィスとは単に事務作業をする場所ではなく、知的生産の場として考えていただきたいものです。

粉体塗装

以前、グリーン購入法についてご紹介しましたが今回は、グリーン購入法の基準を満たした環境にやさしい塗装法である粉体塗装について、ご紹介します。各メーカーのカタログなどを見ていただけるとお分かりいただけますが、ロッカーやキャビネットに多く採用されているのが粉体塗装で、この塗装方法は、シンナーなどの有害物質を仕様しない低公害、省資源の地球環境を考慮した塗装方法です。使用する塗料には、シックハウス症候群の原因とされるホルムアルデヒドなどのVOC(揮発性有機化合物)は含まれていません また、傷や錆に強く、耐薬品性、汚染性にも優れていますので製品も長持ちし、コストの削減にも貢献します。 

オフィスクリーニング イス

オフィスチェアは布張りなどが多く、使用しているうちに汚れていきます。汚れてしまったので廃棄して新しいチェアに、というのは環境面やコスト面からも好ましくありません。安価なチェアでしたら、コスト的には新しいチェアに変更したほうがよいでしょうが、高価なチェアの場合はそういうわけにはいきません。チェアもクリーニングが可能で、地域や台数にもよりますが一脚あたり(通常の布張りの場合)2,500円〜程度でのクリーニングが可能です。左記の価格は参考価格となりますので、台数・地域を提示のうえ、見積りを取ってください。数量が少ないと割高になりますので必ず確認しましょう。

メンタルヘルスケアの重要性

ストレスの原因となる要因は、仕事・職業生活・家庭・地域などに存在しています。心の健康づくりは各個人がストレスに気づきこれに対処すること(セルフケア)の必要性を認識することが重要です。職場には労働者個人の力だけでは取り除くことが出来ないストレスの要因が存在していますので、メンタルヘルスケアを推進するためには個人の取り組みに加えて事業者が行うメンタルヘルスケアの積極的推進が重要です。事業者は、メンタルヘルスケアを推進するにあたり、下記の事項に留意することが重要です。
・心の健康問題の特性。
・個人のプライバシーへの配慮。
・人事労務管理との関係
・家庭、個人生活などの職場以外の問題
・心の健康づくりの計画

 

メンタルヘルス

メンタルヘルスとは「心の健康」であり、肉体の健康と違い本人が自覚しないまま精神的疾患に陥るケースが多いのが特徴です。前に述べたとおり精神的な疾患はストレスが要因であることが多く、仕事面での要因としては
・労働環境の中では終身雇用制、年功序列制から契約型雇用や年俸制への移行。
・成果主義の人事評価。
・自己完結型の業務が増えている
・IT化による対面コミュニケーションの低下
・リストラや人員削減により仕事量が増えている。
・1日10時間を超えて仕事をしている人が20%以上にもなる。
上記のような仕事の変化や仕事量の増加が考えられます。このような状況で、個人個人の自己管理でメンタルヘルスを良好に保つことは限界があり、企業としてのメンタルヘルスの取り組みも必要になります。厚生労働省でも「職場における心の健康づくり」を発表し、企業が組織的に取りくまなければいけない問題として取り上げています。

オフィス環境とストレス

オフィスは様々な人間が集まる場所で、性別・年齢・人種・性格も違い、一人一人に最適な環境を与えるのは困難ですが、できるだけ多くの人が満足できるオフィス環境を造り出す事は可能です。オフィス環境が人に与えるストレスの要因として考えられるのが
・不便で効率の悪いレイアウト
・体に合わないチェアやデスク
・オフィス環境の悪さ(騒音・室温・明るさ・臭いなど)
・業務内容に適していないワークエリア
・リフレッシュする場所や休憩室の不足
・設備の不足(会議室やミーティングルームなど)
・機器の性能(パソコンのスペックが低い・コピーやFAXの待ち時間)
・ファイリングなどの管理不足による検索性の悪さ・収納不足
・昼飯などの飲食時の不便さ
などが上げられます。ストレスが原因で循環器疾患、呼吸器疾患、消化器疾患、神経疾患などの心身の疾患になることもあります。デスクワーク中心の現代社会にはオフィス環境からストレスを誘発させない環境づくりが必要とされています。

プライバシーと距離

アメリカの文化人類学者であるエドワード・ホールは「人は空間距離を設定し接している」と言い、それぞれの距離を密接距離・固体距離・社会距離・公衆距離と4つに分けており、さらにそれぞれを近接相と遠方相に細分しています。 
密接距離 近接相・・ オフィスでは基本的に見る事の無い距離。
      遠方相・・ 人に聞かれたくない密談をする時の距離。
固体距離 近接相・・ 重要な機密などを少数で話し合う時の距離
      遠方相・・ デスクを並べて仕事をする時の距離。
社会距離 近接相・・ チームワークなどで話し合う時に適した距離
     遠方相・・ 権威を表現する特殊な関係(上司・部下)の距離
公衆距離 近接相・・遠方相共に公演や演説などの距離
上記の精神的スペースを踏まえ適度な空間を設定し、レイアウトプランするのもひとつの方法でしょう。また、メンタルヘルスやセクシャルハラスメントの要因にも空間は関係するので注意が必要です。

 

オフィスにおけるプライバシー

プライバシーとは、私事を第三者に侵されないことです。人にはそれぞれパーソナルスペースというものがあり、他人を受け入れない領域を持っています。一般的には前方に60p、左右・後方に35pがパーソナルスペースとされています。パーソナルスペースは人それぞれ個人差があり、相手によっても変化し、男性より女性の方が小さいようです。
オフィスにおけるプライバシーの確保とは、このパーソナルな領域に人の動きや騒音などにおかされないようにすることで、仕事に集中できることです。プライバシーを侵される事により、集中力の低下、不快な気分、ストレスなどの弊害が生じます。
視覚・・人の動き
聴覚・・騒音(会話・コピー等の機器音・電話呼出音・キーボード打鍵音・歩く音など)
嗅覚・・悪臭(体臭・香水・環境臭)
視覚、聴覚、嗅覚、触覚的にプライバシーを確保し、仕事に集中できる環境を提供するのも企業の役目と考えてください。

オフィスの地震対策 レイアウト

耐震の施工や耐震機能付家具を選ぶことも大事ですが、レイアウトの工夫で地震対策も可能です。対応可能な部分は実行しましょう。
1 非難通路に物を置かない・・避難経路となる通路は比較的広く設計されています。スペースがもったいないという理由で書庫やダンボールなどを置いてしまうケースがありますが、あくまでも多人数が非難して支障のないよう広くしてあります。地震の際に置いてある物が倒れたり、崩れるなどして非難経路を塞いでしまう事があるので、非難経路に物を置かないようにしましょう。
2 部屋内に収納を置く場合は背の低いもので・・壁面に置くスペースが無い場合や使い勝手の関係から、止むをえず部屋の中に収納を置く場合は高さの低い収納にしましょう。高さ1200mmまでとして、高さを合わせ前後左右を連結するようにしましょう。
3 メイン通路を作り広くレイアウトする・・執務スペースなどレイアウトする際はメインとなる通路を造り、非難経路としましょう。避難経路となるメイン動線付近には、背の高い書庫などを置かないようにしましょう。地震対策をつき詰めていくとフレキシビリティーが損なわれ、耐震工事の金額などもかさみ、地震対策と反比例し利潤関係が低下します。効率の良い地震対策はオフィス管理士などの専門家に相談しましょう。

オフィスの地震対策 ローパーテーション

ローパーテーションを設置する場合、基本的には安定脚で自立させますが、連結枚数が多くなり、直線距離が長くなる場合は、L字またはコの時に曲げて安定性をよくしましょう。ローパーテーションは高さが高いほど安定性が悪く、1800mm以上の場合は安定が悪くなるため特に注意が必要です。安全とされるのは直線距離(長手方向)の1/3をの距離をコの字型に曲げると良いでしょう。壁面に固定したり、床に固定する場合もありますが、ローパーテーションのメリットである「移動が可能」「レイアウト変更が容易にできる」という特性を失っていますので慎重に検討しましょう。レイアウトの状況によっても異なりますので専門家に相談してください。

 

オフィスの地震対策 収納の連結

システム収納書庫には、地震対策の機能があります。安全に使用するためにも以下の事項を守るように心がけてください。
1 ベースを使用してキャビネットのレベルを水平に保つ・・システム収納書庫のベースにはアジャスターが付いているのでしっかり水平を保ちましょう。数量が多い場合は技術的に難しい事と、水平器など特殊な工具が必要となりますので専門家に依頼しましょう。
2 上下左右の連結をする・・システム収納書庫はシリーズが同じであれば、あらかじめ書庫本体にある穴で上下左右の連結ができます。特に収納を積み重ねる場合は地震の際にずれて落下する可能性が高いので必ず連結してください。落下した際は、収納物が入っていると100kg以上の鉄の塊が倒れてくるのと同じで非常に危険です。システム収納書庫でなくても連結用金具がありますので連結するように心がけてください。この場合は収納本体に穴を空けなければいけないものもありますから、専門家に相談しましょう。

オフィスの地震対策 落下防止

地震発生時に危険な事として、物の落下があります。落下に関して普段から心がけたい危険防止につながる事項をいくつかご紹介します。
1 収納の上などに物を載せない・・高い書庫と天井の間などのスペースに物を置くと、落下して危険です。高い所に物を置かないようにしましょう。
2 収納の扉は閉める・・地震の際、収納物が飛び出して大変危険です。収納には飛出し防止のラッチ機構付のものをお勧めします。ただし扉を確実に閉めないとラッチも機能しないのでよく確認しましょう。
3 ガラス扉に飛散防止フィルムを貼る・・ガラス扉は地震の際に収納物がガラスを突き破る恐れがあります。飛散防止のためにも、フィルムを貼っておくとよいしょう。
4 OA機器などにすべり止めを取り付ける・・デスク上のパソコンやモニター、OAラックなどの機器が揺れにより落下する場合があります。滑り止めを付け落下防止をしましょう。
5 ホワイトボードや絵画、時計はしっかり固定・・壁面に掛けるホワイトボードや時計などは、取り付ける壁の材質に合った金具でしっかり固定しましょう。

オフィスの地震対策

日本は世界の中でも地震の多い国です。オフィスでの執務中に地震が発生する確立も非常に高いといえます。従って事前に地震に対する知識と対策をしておくことで、被害を最小限に抑える事ができます。阪神・淡路大震災の時の怪我をした主な原因としては(神戸市消防局調査)
家具等の転倒・・48,5%
棚からの落下物・・16,4%
ガラス・・8,8%
逃げる際に転倒・・10,5%
などとなっており、半数近くが家具の転倒による被害がほとんどなので未然に防ぐことは可能です。正しい知識で地震対策をおこないましょう。

災害対策マニュアルや避難マニュアルを作成する

物理的な地震や災害対策の他に、災害が発生した後の行動などの対策があります。災害時における避難マニュアルを普段から社員に認知させる事や定期的に避難訓練などを行い、災害時の対処方法を徹底させる事も必要です。
災害発生時はパニックになり、通常の判断力がなくなる恐れがありますので、普段から心構えをしておく必要があります。非常用持ち出し袋や防災グッズを揃えることも大切です。

 

オフィス家具の配送料・施工費・諸費用など

オフィス家具を購入する際にとる見積もりには、商品代とは別途に配送料などの項目があります。それぞれの販売店やメーカーなどで違いはあると思いますが、おおまかな点は下記のとおりです。
送料・・商品代金合計の5〜10%前後で提示されるケースが多いようですが、倉庫からの遠隔地や離島などの場合は別途の送料が、また土日、祭日は休日費用、夜間は夜間割増費用がかかるケースもありますので確認をしたほうがよいでしょう。
施工費・・どのアイテムにかかるかは販売店やメーカーによって異なりますが、壁面収納家具の連結やローパーテーション、カウンター、木製高級家具及び物品棚などの組み立ては施工費用を請求されるケースが多いようです。
諸費用・・オフィス家具の納品が多くある場合は、建物の搬出入経路やエレベーター、室内の出入り口などを養生するためその費用が発生します。また重量物(金庫など)やエレベータが無かったり商品がエレベータに載らないような商品がある場合は、階段上げなどの費用が発生します。この他に駐車料金や高速道路料金が諸経費の項目で見積もられるケースもあります。(特に遠隔地の場合)

 

家具使用における注意事項

オフィス家具はアイテムにあった正しい使い方をしましょう。使用目的以外での使用は怪我などの重大事故に直結する恐れがあります。主なアイテムの使用については以下のことに注意しましょう。
デスク・・天板の上に乗ったり、腰掛けたりしない。
引き出し・・最大積載量を超えて使用しない。
      引き出しを上から強く押さえたり重い物を載せたりしない。
ワゴン・・踏み台にしない。
     台車として使用しない。
テーブル・・天板に腰掛けたり、立ったりしない。
      不安定な場所に積み上げない、又高く積み上げすぎない。
      壁などに立てかけない。
壁面収納家具・・上部の引き出しを開けたまま下部の引き出しを使用しない。
        重量物はなるべく下段に収納する。(転倒防止)
        天板、引き出しなどを踏み台代わりに使用しない。
事務用イス・・座面に立ったり、背もたれ・肘掛に座らない。
折りたたみイス・・たたんだ状態で不安定になるほど積み上げない。
         専用台車や収納台車は積載量を遵守する。

グリーン購入法

2001年4月よりグリーン購入法(国等による環境物品等の調達の推進等に関する法律)が施行されました。この法律は、国等の機関に環境負荷の少ない物品の調達を義務付けると共に、地方公共団体や事業者、国民にもグリーン購入に努めることを求めています。オフィス家具においても金属を除く主要材料が次のいずれかの用件を満たすことが求められます。
・プラスチックの場合、再生プラスチックがプラスチック重量の10%以上使用されている。
・木材は、間伐材、合板や製材工場から発生する端材等の再生資源であること又は原料として使用される原木(間伐材、合板や製材工場から発生する端材等の再生資源である木材は除く)であって、その伐採にあたって生産された国における森林に関する法令に照らし合法な木材が使用されていること。また材料からのホルムアルデヒドの放散速度が0,02mg/u以下又はこれと同等のものであること。
グリーン購入法は民間では強制ではありませんが、グリーン購入法適合のオフィス家具を選択することは、企業イメージの向上につながることも考えられますので、新規の家具購入の際は積極的にこれを検討してみましょう。

オフィス家具の廃棄処理

引越しやレイアウト変更に伴うリニューアル、また買い替えにより不要になったオフィス家具は、産業廃棄物として扱われます。そのため、廃棄・回収時のことを考えた商品選定もこれからは重要になってくることでしょう。例えば
・オフィス家具はスチール、樹脂をはじめ多くの素材が使用されているため廃棄回収後の分別が複雑になるため、分解して処理しやすい構造とする必要がある。
・廃棄回収後に再利用できる素材を使用している。
などです。オフィス家具の廃棄はたいていの場合家具受注者により行われますので、商品購入時に廃棄回収の見積もりを同時にとることをお勧めします。

プライベートオフィスの環境と安全性

プライベートオフィスは個室であるために、空気・熱・音・色などの室内環境は個人化しやすく個々に対応した理想的な環境が得やすいものです。ただし個室であるため(ほとんどの場合ハイパーテーションを用いて間仕切るため)、とくに空調には十分な配慮が必要となります。個室を締め切ると個室内に空調設備がないケースが考えられますのでガラリなどを設けて空気の流れをよくしたり、空調の増設が必要になります。音に関してはできるだけ外部からの音を遮断するのがよいでしょう。また照明については個室内単独での点滅が可能なように、部屋独自の回路とスイッチを持つようにし同時に十分な照度を確保しましょう。安全性に関してですが、室内やその周辺の消火設備(煙感知器やスプリンクラーなど)も消防法などに基づき設備の増設など専門家とも相談してレイアウトを考えましょう。